برنامه ریزی و طرح اولیه
نخست باید محل برگزاری مراسم مشخص شود. ظرفیت تعداد مدعوین در این مکان برای حضور در مراسم بررسی می گردد. کارشناسان با توجه به نوع کسب و کار و محل برگزاری مراسم درباره تمامی این موارد و همچنین نوع دکوراسیون مشاوره و پیشنهاداتی را ارائه می دهند. بعد از توافقات اولیه با برگزارکننده مراسم، اقدامات مربوط به طرح و برنامه ریزی صورت می گیرد.
انتخاب سبک برگزاری مراسم
کارشناسان با توجه به نوع کسب وکار مشاوره هایی درباره نحوه و سبک برگزاری مراسم ارائه می دهند. مسلماً مراسم هر نوع کسب و کاری باید متناسب با آن انتخاب شود. به عنوان مثال مراسم یک شعبه بانکی با مراسم یک شعبه نمایندگی محصولات دیجیتال متفاوت است. بدین ترتیب با توجه به نوع فعالیت برگزارکننده، مدل مناسب اجرای مراسم مشخص می گردد.
نحوه ی پذیرایی
ممکن است در این مراسم افراد خاص و مشهوری حضور داشته باشند یا فقط یک مراسم عمومی باشد و یا ترکیبی از این دو حالت باشد. پذیرایی از مهمان ها یکی از موارد مهم مراسم محسوب می شود. نوع پذیرایی باید مشخص گردد. باید تعیین کنید که می خواهید برای همه یک نوع پذیرایی داشته باشید و یا این که پذیرایی خاصی را برای مهمان های ویژه در نظر دارید. پذیرایی می تواند شامل نوشیدنی های گرم یا سرد، آب میوه طبیعی، انواع شیرینی، اسنک و فینگر فود، کوکتل و مواردی از این قبیل باشد.
نحوه پذیرایی می تواند با به کارگیری مهمانداران باتجربه برای پذیرایی صورت بگیرد که حالت رسمی تر و حرفه ای تر دارد. یا با قرار دادن میز پذیرایی با دیزاین های جدید و جذاب به صورت سلف سرویس انجام شود. در تمامی این زمینه ها مشاوره های لازم داده می شود.
وعده غذایی
ممکن است در نظر داشته باشید تا از مهمان ها با یک وعده غذایی پذیرایی نمایید. در این صورت هم شرکت برگزارکننده صفر تا صد مراسم، تمامی هماهنگی ها و اقدامات لازم را برای شما انجام می دهد.
لوازم و وسایل مورد نیاز مراسم
با توجه به نوع فعالیت کسب وکار و همین طور نوع و نحوه پذیرایی مسلماً لوازم و وسایل پذیرایی از مهمان ها از ضروریات می باشد. این لوازم و وسایل شامل میز، صندلی، ظروف پذیرایی، لوازم دکوری و تزئینی، فرش یا کفپوش های دیگر، لوازم نورپردازی و ژنراتور برق، سیستم صوتی و تصویری و لوازم مورد لزوم دیگر برای برگزاری مراسم می شود.
دکور و تزئین مراسم
تمامی مراسم ها نیاز به دکور و تزئینات دارند. دکور باید متناسب با نوع فعالیت و کسب و کار انتخاب گردد. استفاده از گل آرایی، بادکنک آرایی و شمع آرایی نیز با توجه به نوع فعالیت شرکت تعیین می شود. به کار گیری نورپردازی خاص و استفاده از سیستم صوتی و تصویری همگی نیز به فعالیت شرکت بستگی دارد. این گونه عکس و فیلم های مراسم زیباتر می شوند.
خدمات تکمیلی
عکاسان و فیلمبرداران حرفه ای یکی از موارد مهم مراسم می باشند. بعدها می توانید از این فیلم ها و عکس ها برای تبلیغات شرکت و سازمان استفاده نمایید. گروه موسیقی هم یکی از گزینه های خوب برای این گونه مراسم ها به شمار می آید. اهدای هدایای تبلیغاتی به مهمان ها نیز مورد دیگری است که در صورت تمایل می توانید از آن استفاده کنید. در صورتی که هر پیشنهاد و خواسته دیگری داشته باشید، می توانید آن را با شرکت برگزارکننده مراسم مطرح نمایید. تا با توجه به تجربه و مهارتی که دارند مشاوره های لازم را ارائه بدهند.
اجرای مراسم
در نهایت شرکت برگزارکننده صفر تا صد مراسم با برنامه ریزی دقیق و هماهنگی های لازمی که صورت می دهد، مراسم را به صورت مطلوب و طبق خواسته شما پیش می برد. دیگر لازم نیست که نگران برگزاری مراسم باشید و فقط خود را آماده معرفی کسب و کارتان نمایید.
