زمانی که یک غرفه نمایشگاهی با یک برنامه خوب و یک تیم مجرب ایجاد شود، یک فرصت فوق العاده را نشان می‌دهد. اما رقابت برای کسب و کار در این نمایشگاه‌ها بسیار شدید است، بنابراین نمی‌توانید فقط با غرفه‌های قدیمی مراجعه کنید وگرنه نادیده گرفته می‌شوید.
یک غرفه نمایشگاهی برجسته ممکن است شبیه یک کار جادویی به نظر برسد، اما در واقع نتیجه یک فرآیند گام به گام است که نیاز به تجربه، تخصص و سخت کوشی و تعهد افراد را دارد. پرسنل نیز مانند غرفه‌داران، طراحان، برنامه‌ریزان، سازندگان و غیره یک عامل کلیدی به شمار می‌آیند.
در این جا مراحلی را که باید دنبال کنید تا غرفه‌های نمایشگاهی شما توجیه کننده سرمایه‌گذاری شما باشد را بیان می‌کنیم.
مرحله 1. تهیه کردن چک لیست
این مرحله اول بسیار مهم است، زیرا هر تصمیم دیگری را دیکته می‌کند. داشتن یک مدیر پروژه خوب بسیار مهم است و باید از همان ابتدا وارد عمل شود. مدیر پروژه از نزدیک با شما همکاری می‌کند تا این چک لیست را تهیه کند و اطمینان حاصل نماید که یک طرح جامع برای ارائه نتایج مورد نظر شما از نمایشگاه ارائه می‌شود. سؤالات کلیدی در مورد اهداف، چشم انداز و اهداف شما می‌پرسد و نیازهای شما را با جزئیات یادداشت می‌کند و اغلب جزئیاتی را بیان می‌کند که شما در نظر نگرفته بودید. سپس همه آن‌ها را به خلاصه‌ای قابل اجرا ترجمه می‌کند.
مرحله 2. کنار هم قرار دادن افراد
زمانی که همه هماهنگ شدند، مدیر پروژه باید تیم طراحی و اجرا را جمع‌آوری کند و ایده‌هایی را برای دستیابی به اهداف شما در میان بگذارد. با وجود ذینفعان متعدد درگیر، اغلب اولویت‌های رقابتی مانند محدودیت‌های بودجه، اهداف و چشم‌اندازهای متفاوت وجود خواهد داشت، بنابراین این یک گام بسیار مهم است.
مشتری، مدیر پروژه، تیم طراحی و اجرا باید برای ایجاد تعادل بین اولویت‌ها، ایده‌ها و ورودی‌ها برای تحقق مفهوم مورد توافق، همکاری نزدیک داشته باشند. این امر مستلزم تلاش مشترک هماهنگ است تا اطمینان حاصل شود که همه اولویت‌های رقیب در نظر گرفته می‌شوند و همه افراد متعهد به اقدام انتخاب شده هستند. این مرحله‌ای است که چشم‌انداز را زنده می‌کند و ایده‌ای را متبلور می‌کند که اهداف شما را محقق می‌کند.
مرحله 3. ساختن داستان برند خود
اکنون مدیر فعال‌سازی برند و طراحان ارشد، کنترل را در دست می‌گیرند و با استفاده از نرم‌افزار طراحی سه‌بعدی، غرفه را ایجاد میکنند تا همه بتوانند تصور بصری واقع‌بینانه‌ای از ظاهر آن داشته باشند. مدیر فعال‌سازی برند و طراحان اطمینان حاصل میکنند که طرح، تجسم دقیقی از مفهوم دو مرحله قبلی است که به نوبه خود طرح اولیه‌ای را منعکس می‌کند. آن‌ها تنظیمات متعددی را انجام می‌دهند تا زمانی که شما کاملاً به رضایت برسید.
این مرحله فقط یک موضوع طراحی بصری نیست. به گفتن داستان برند شما مربوط می‌شود. تیم نمایشگاهی شما باید راه‌حل‌های فعال‌سازی را با استفاده از فناوری و سایر ایده‌های تعاملی برای کمک به جان بخشیدن به برند شما ترکیب کند. طراح نمایشگاه به عنوان یک «پزشک خلاق» است که کارش «ایجاد فرصت‌های جالب برای داستان‌گویی» می‌باشد و این یک امر حیاتی است.
تیم نمایشگاه هنگام طراحی، سفر مشتری و تجربه بازدیدکنندگان را نیز در نظر می‌گیرد، بنابراین غرفه فراتر از یک ظاهر بصری است. در عوض، تجربه‌ای را برای بازدیدکنندگان ایجاد میکنند که ارزش‌های برند و شهرت شما را تقویت می‌کند. یک تیم نمایشگاهی خوب به مدت طولانی در مورد ظاهر، احساس و تجربه غرفه شما از دیدگاه مشتریان خود فکر می‌کند.
مرحله 4. بسترسازی
پس از نهایی شدن طراحی، زمان آن است که در مورد تبدیل مجازی به واقعیت صحبت کنیم. اکنون همه کسانی که در این پروژه مشارکت دارند باید با شما بنشینند و روند زنده کردن غرفه نمایشگاه را طی کنند. هر گونه مواد و ماشین آلات مورد نیاز باید مورد بحث و بررسی قرار گیرد و منبع آن تهیه شود و کل فرآیند ساخت، نقشه‌برداری شود.
مدیر پروژه در اینجا به همراه یک مدیر اختصاصی برای انتقال اطلاعات بین تیم‌های مختلف درگیر خواهد بود. شما باید همیشه در تماس مستقیم با آن مدیر باشید تا یک نمای کلی از پیشرفت پروژه داشته باشید.
مرحله 5. ساخت غرفه
در این مرحله شما یک استند مجازی کاملاً طراحی شده دارید که اهداف شما را برآورده می‌کند و دیدگاه شما را زنده می‌کند، اما هیچ چیز فیزیکی برای لمس کردن، راه رفتن یا تعامل با آن وجود ندارد. این مرحله همه چیز را تغییر می‌دهد.
در طول این مرحله، طراحان ارشد از نزدیک با تیم سازنده نمایشگاه همکاری میکنند تا اطمینان حاصل کنند که طرح‌های آن‌ها به طور دقیق به واقعیت تبدیل می‌شود. بسته به نیاز غرفه شما، تیم ساخت پروژه ممکن است گسترده باشد و ممکن است افراد حرفه‌ای با تخصص‌های مختلف را شامل شود. اکثر تیم‌های نمایشگاهی مجموعه‌ای از متخصصان اختصاصی داخلی دارند، اما ممکن است افرادی با مهارت‌های خاص را نیز استخدام کنند.
نجارها، کارگرها، مهندس‌ها، متخصصان، نصب کنندگان تابلو، متخصصان ماشین آلات و برقکارها با هم همکاری میکنند تا جایگاه شما را زنده کنند. با افزایش شتاب فرآیند، فشار افزایش می‌یابد و فضای کمی برای خطا وجود دارد. مدیر پروژه اطمینان حاصل می کند که همه آن‌چه را که باید انجام می‌دهند و زمان و بودجه را رعایت میکنند و مدیر اختصاصی بین شما و تیم پروژه ارتباط برقرار می‌کند تا همه را به روز نگه دارد.
مرحله 6. زمان حمل و نقل
جایگاه شما زیبا به نظر می‌رسد، اما در این لحظه فقط شما و تیم می‌توانید آن را تحسین کنید. قدم بعدی این است که غرفه خود را به نمایشگاه ببرید تا مشتریان شما نیز از آن لذت ببرند. بسته به اندازه، شکل و وزن غرفه شما، ممکن است به حمل و نقل خاصی نیاز داشته باشید که تیم نمایشگاه شما ترتیب آن را می‌دهد. آن‌ها تمامی بررسی‌های ایمنی، آزمایش و اسناد را به همراه هر گونه کنترل مرزی، تغییرات حمل و نقل یا تأخیرهای غیرمنتظره انجام می‌دهند. در هر مرحله از سفر، یک مدیر تدارکات، مسئول غرفه شما خواهد بود که بدون کم و کاستی و سالم به مقصد برسد.
تیم نمایشگاه شما همچنین تحویل هر گونه مواد یا محصولات بازاریابی را مدیریت می‌کند. آن‌ها، تأمین کنندگان را هماهنگ میکنند تا همه چیز در زمان مناسب و با کم‌ترین دردسر از طرف شما برسد. یک تیم نمایشگاهی خوب شما را از فشار لجستیک خلاص می‌کند _ فقط خودتان را بیاورید و بقیه کارها انجام می‌شود.
مرحله 7. راه‌اندازی ایمن
غرفه نمایشگاهی شما با خیال راحت به محل برگزاری نمایشگاه تحویل داده می‌شود اما کار هنوز کامل نشده است. راه‌اندازی به ندرت یک فرآیند ساده است و ممکن است شامل تجهیزات سنگینی باشد که نیاز به بلند کردن در محل دارد. ناظر، فرآیند تخلیه را مدیریت می‌کند و از رعایت مقررات ایمنی و بهداشتی اطمینان حاصل می‌نماید. ممکن است ترجیح دهید در طول این فرآیند حضور داشته باشید، اما در بسیاری از موارد مشتری درگیر نیست، ترجیح می‌دهد پس از راه‌اندازی غرفه خود به آن‌جا برود.
خدمه راه‌اندازی و مدیر پروژه در محل با تیم تدارکات، وارد عمل می‌شوند. بسته به اندازه و پیچیدگی غرفه، ممکن است به یک مدیر نصب اختصاصی در محل و متخصصان نورپردازی و AV اختصاصی نیز نیاز داشته باشید. شرکت غرفه‌سازی شما اطمینان حاصل می‌کند که تعداد افراد مورد نیاز برای آماده شدن غرفه شما در زمان مناسب برای نمایشگاه وجود دارد. مدیر پروژه بر این فرآیند نظارت می‌کند و تمام جزئیات کوچک را دوباره بررسی می کند که باعث می‌شود غرفه عالی به نظر برسد.
مرحله 8. همیشه در دسترس بودن
هیچ تیم نمایشگاهی خوبی قبل از پایان، نمایشگاه را ترک نمی کند _ اگرچه تیم تدارکات ممکن است چند ساعت خواب خوبی داشته باشد. تیم نمایشگاه در تمام طول نمایشگاه در کنار شما خواهد بود تا در صورت بروز هر موردی که نیاز به توجه فوری داشته باشد یا هر درخواستی در لحظه آخر، حضور داشته باشد.
هنگامی که رویداد به پایان می‌رسد و شما در درخشش موفقیت غرق می‌شوید، تیم تدارکات مشغول برچیدن غرفه می‌شوند. اگر قصد دارید از آن برای رویدادهای دیگر استفاده کنید، تیم شما فضای ذخیره سازی داخلی یا خارجی را سازماندهی می‌کند. در غیر این صورت، اطمینان حاصل میکنند که آن را به طور مناسب دور می‌ریزند، از جمله بازیافت تا حد امکان _ نکته‌ای که باید در طراحی اولیه گنجانده شود.
