گروه معماری آرکا

برگزاری کنفرانس

برگزاری صفر تا صد کنفرانس

برگزاری صفر تا صد کنفرانس، کار بسیار با اهمیت و حساسی است که باید با برنامه دقیق و اصولی صورت بگیرد. کنفرانس یک جلسه چندین نفره می باشد که در مورد یک موضوع خاص بحث و گفتگو می کنند. کنفرانس را به لحاظ اندازه و هدف می توان یک جلسه مهم تلقی نمود. در کنفرانس ایده های خلاقانه ای ارائه می شود و اطلاعات جدیدی میان متخصصان رد و بدل می گردد.

 تعریف کنفرانس

کنفرانس یک گردهمایی برای تبادل افکار و عقاید در مورد یک موضوع خاص می باشد که معمولاً سیاسی یا تجاری است. اکثر کنفرانس ها دارای یک یا چند سخنران اصلی هستند که مطالب را ارئه می دهند. این موارد در کنفرانس های دانشگاهی و تجاری مشترک می باشند. سخنرانان منتخب، شخصیت های برجسته در زمینه های مرتبط هستند.

هدف از حضور این شخصیت ها، جذب افراد بیشتر برای شرکت در کنفرانس است. همچنین به دلیل این که کنفرانس یک گردهمایی گاه به گاه است باید از طراوت و سرگرمی برخوردار باشد. کنفرانس ها با توجه به هدفی که دارند به انواع گوناگونی تقسیم بندی می شوند.   

برگزاری کنفرانس

طراحی سالن کنفرانس

طراحی سالن کنفرانس شامل جدول محتوا، نقشه و پلان طراحی، دکوراسیون سالن، تجهیزات تصویری، تجهیزات صوتی، نورپردازی و انتخاب صندلی می شود. در گذشته طراحی سالن به صورت سنتی انجام می شد. امروزه این سالن ها به صورت مدرن طراحی می شوند و از جذابیت بیشتری برخوردار هستند. در دکوراسیون داخلی این سالن ها علاوه بر موارد فنی و معماری باید ضوابط و استانداردهای بسیاری مورد توجه قرار بگیرند.  

طراحی سالن کنفرانس برای شرکت ها، سازمان های کوچک و بزرگ، مراکز دولتی و خصوصی و بسیاری از مجتمع های تجاری از اهمیت فراوانی برخوردار است. سالن های همایش و آمفی تئاتر برای برگزاری جلسات، اجتماعات، مهمانی ها و برنامه ها مورد استفاده قرار می گیرند. بعضی سالن های خاص تر که برای سینما طراحی شده اند برای تماشای فیلم استفاده می شوند.   

از مکان های معروفی که برای این منظور به کار می روند می توان سالن همایش های اسلامی، مجلس شورای اسلامی، سازمان ملل، هتل اسپیناس، هتل استقلال، سالن همایش و کنفرانس شرکت سایپا، سالن همایش شهرداری تهران، آمفی تئاتر آتش نشانی تهران، سالن جلسه و همایش بیمارستان لبافی نژاد و … را بیان کرد.

برخی از شرکت ها نیز بر اساس نیازسنجی که انجام می دهند. اقدام به ساخت سالن آمفی تئاتر و تجهیز سالن کنفرانس و همایش با توجه به خواسته هایشان می نمایند.   

مراحل اولیه طراحی سالن کنفرانس

 اولین مرحله، مشاوره با کارفرما می باشد. و مواردی مانند امکانات، قابلیت ها و انتظاراتی که مدّ نظر کارفرما است در این مشاوره ها مشخص می گردند. در طی این مشاوره ها، کارشناسان از مکان مورد نظر بازدید می نمایند. دو قسمت معماری و الکتریکال را مورد بررسی قرار می دهند. نتایج این بررسی ها را به صورت قالب های پیشنهادی به کارفرما ارائه می دهند.

این طرح ها مواردی مانند لیست قیمت، اطلاعات فنی، تجهیزات و … را در بر می گیرند. این طرح های پیشنهادی در طی جلسات بعدی کامل تر می شوند. بدین ترتیب مقدمات طراحی سالن کنفرانس یا همایش فراهم می گردد.

موارد اصلی در طراحی سالن کنفرانس

در طراحی سالن کنفرانس باید از رنگ های جذاب استفاده شود. محل قرار گیری مخاطبان و سِن به صورت اصولی مشخص گردد. سیستم کنترل مرکزی کار گذاشته شود. نورپردازی و انتخاب مبلمان به طور مناسب صورت پذیرد. قوانین مربوط به زیباشناسی رعایت گردد. مسیر عبور و مرور افراد تعیین شود. دیوارپوش های آکوستیک به کار رود. سیستم های صوتی و تصویری مناسبی قرار داده شوند.

با توجه به ابعاد و شکل ظاهری سالن مواردی مانند  تعداد ردیف های صندلی، عرض راهروها، تعداد مخاطبین، خطوط دید حضار، اندازه صندلی ها و … تعیین می شوند.

برای سالن های کوچک با ظرفیت 80 نفر، استفاده از کف مسطح بهتر است. برای سالن های بزرگتر با ظرفیت بیشتر، استفاده از سطوح پلکانی یا شیب دار مناسب تر است. این گونه دید مخاطبین نسبت به سِن و دیگر فعالیت ها بهتر خواهد بود.

اهمیت دکوراسیون در طراحی سالن کنفرانس

از آن جایی که بیشتر تصمیمات مهم در این سالن اتفاق می افتد، دکوراسیون این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار است. هر اندازه دکوراسیون دارای طرح جذابی باشد، به همان میزان اثرگذاری و نفوذپذیری مطالب در افراد افزایش می یابد.

 نکات مهم در طراحی دکوراسیون سالن کنفرانس

انتخاب صندلی و نحوه چیدمان آن: صندلی یکی از مهم ترین تجهیزات سالن می باشد. نحوه چیدمان صندلی با توجه به اندازه صندلی ها و تعیین فاصله بین ردیف های صندلی برای عبور و مرور مشخص می شود. باید توجه شود که فاصله ردیف ها از ابتدا تا انتها، یک اندازه باشد. و ارتفاع در بین ردیف های صندلی برای راحتی و دید بهتر افراد است.

تجهیزات تصویری: تجهیزات تصویری شامل سیستم تصویربرداری خودکار و سیستم پخش تصویر می شود. در گذشته تصویربرداری به صورت دستی صورت می گرفت. اما امروزه با استفاده از سیستم های جدید دوربین به صورت خودکار بلافاصه در شروع سخنرانی به سمت سخنران می چرخد. و از اِل سی دی، ویدئو پروژکتور و صفحه های پلاسما برای پخش تصویر فرد سخنران، کنفرانس ویدئویی، نمایش فایل ها و پخش فیلم در ابعاد بزرگ استفاده می شود.     

مانیتور لیفت یکی از ابزارها و تجهیزات جالب است که در سالن کنفرانس، سالن همایش و یا اتاق کنفرانس در میز جاسازی می شود. این وسیله در هنگام نیاز بالا می آید و بر روی میز قرار می گیرد.

امکان نمایش و انتقال تصاویر لپ تاپ افرادی که سخنرانی می کنند بر روی نمایشگر ها از امکانات جالبی است که اثرگذاری بر روی مخاطب را بیشتر می کند.

تجهیزات صوتی: از مهم ترین ویزگی های یک سیستم صوتی خوب برخورداری از کیفیت صدای بالا می باشد. این تجهیزات صوتی شامل گیرنده، دوربین های گردان، میکروفون، منبع تغذیه، پروژکتورها، بلندگوهای سقفی و دیواری، فرستنده و آمپلی فایرهای تنظیم کننده صدا می شوند. تجهیزات جانبی نیز از نمایشگرها، تجهیزات ضبط تصویر و صدا، پورت و هاب های USB ، ترجمه همزمان و … برخوردار هستند.

محل قرارگیری سیستم های صوتی: زاویه نصب بلندگوها، میکروفون ها و نحوه قرارگیری آمپلی فایرها در کیفیت صدا در سالن های کنفرانس، همایش و آمفی تئاتر بسیار مؤثر هستند.

نورپردازی: یکی از موارد مهم در طراحی دکوراسیون سالن های کنفرانس نورپردازی می باشد. نورپردازی باید به گونه ای باشد تا تمامی افراد حاضر در سالن برای درک بهتر مطالب، تصویری واضح و روشن از سِن داشته باشند.     

طراحی سالن کنفرانس

برگزاری کنفرانس

برای برگزاری صحیح یک کنفرانس ابتدا باید هدف را به طور واضح مشخص نمود. سپس مطابق با آن هدف، برنامه ریزی دقیق و اصولی انجام گیرد. همین طور تمامی جنبه ها باید مورد بررسی قرار بگیرند که برای این منظور باید چک لیستی تهیه شود. داشتن برنامه پشتیبان نیز برای مواقع اضطراری از ضروریات می باشد. 

اولین اقدام برای برگزاری کنفرانس انتخاب یک سالن کنفرانس متناسب با تعداد شرکت کنندگان است. برای این منظور می توان از سالن کنفرانس هتل ها و یا مکان های دیگر استفاده نمود. بعد از تعیین مکان کنفرانس، در دسترس بودن کلیه مجریان، فروشندگان، شرکت کنندگان و مهمانان ویژه باید تأیید شود. فرم های ثبت نام باید ارسال گردند. 

قبل از کنفرانس باید نکاتی مورد بررسی قرار بگیرند. مانند این که آیا اتصال Wi-Fi و زیرساخت های فنی برای پشتیبانی از کلیه شرکت کنندگان وجود دارد؟ که شامل امکانات تجهیزات صوتی سالن کنفرانس، پروژکتور و تجهیزات ارتباطی مانند تلفن، بلندگو کنفرانس و میکروفون کنفرانس می شود.

تهویه هوا، وسایل سرمایشی و گرمایشی با توجه به آب وهوا و نوع فصول بررسی می گردند.

امکانات پذیرایی بررسی می شوند. همچنین آیا وعده یا میان وعده غذایی لازم است؟ آیا یک اتاق غذاخوری اختصاصی مورد نیاز است؟    

تعداد پارکینگ ها بررسی می شوند. آیا مقدار کافی برای پارکینگ خودرو وجود دارد؟ امنیت مکان در چه حدی می باشد؟

اهمیت برگزاری کنفرانس در سالن کنفرانس

اگر قصد دارید که افراد و به ویژه مشتریان را متحیر کنید و تحت تأثیر قرار دهید، از سالن کنفرانس استفاده نمایید. این گونه می توانید آن ها را بخش مهمی از تجارت خود قرار دهید. همچنین از امکانات و تجهیزات بهتری برخوردار می باشید. مطمئن هستید که همه افراد، صدا را به خوبی می شنوند. فضای کافی برای نشان دادن اسلایدها، پوسترها و انتقال مطالب وجود دارد. همه به خوبی دیده و شنیده می شوند. مبلمان راحت و مناسب برای حضار فراهم است. 

برگزاری کنفرانس
برگزاری کنفرانس

برگزاری کنفرانس آرکا

گروه معماری آرکا با برخورداری از سالها تجربه و مهارت و با در اختیار داشتن گروهی مجرب و حرفه ای در برگزاری هر نوع کنفرانس، همایش، ایونت، سمینار، برگزاری مراسم اداری و … آماده مشاوره و همکاری می باشد.

نکته مهم و قابل توجه در مورد شرکت آرکا این است که مسئولیت صفر تا صد برگزاری کنفرانس را برعهده می گیرد. این گروه فرهیخته به صورت حرفه ای و تخصصی تمامی کارهای برگزاری کنفرانس را از صفر تا صد سازماندهی و اجرا می کند. در نتیجه شما می توانید بدون دغدغه و استرس بر موضوعات و نکات مهم و اصلی کنفرانس تمرکز نمایید. چرا که شرکت آرکا تمامی کارها را برایتان به نحو احسنت برنامه ریزی و پیاده سازی می نماید.

تماس با ما

برای برگزاری کنفرانس ها، همایش ها، ایونت ها و رویدادهایی از قبیل همایش معارفه محصول، همایش تقدیر، همایش آموزشی، همایش معرفی استارتاپ، همایش معرفی دوره، دورهمی همکاران، دورهمی شغلی، قرار ملاقات های بزرگ، سمینار، مراسم اداری، برگزاری نمایشگاه، نمایشگاه مجازی و … با گروه آرکا تماس بگیرید و از مشاوره یک تیم حرفه ای بهره مند گردید.

شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت پاسخ سوالات خود با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید و از مشاوره رایگان ما استفاده کنید.

برای ثبت سفارش و هر گونه انتقاد و پیشنهاد لطفا فرم مقابل را پر نمایید. و در شبکه های اجتماعی مار ار دنبال کنید.

ارسال پیام

ارسال پیام
اگر سوالی دارید ما 24 ساعته آنلاین هستیم
گروه معماری آرکا
سلام خوبی؟
چجوری میتونم کمکت کنم