طراحی سالن کنفرانس شامل جدول محتوا، نقشه و پلان طراحی، دکوراسیون سالن، تجهیزات تصویری، تجهیزات صوتی، نورپردازی و انتخاب صندلی می شود. در گذشته طراحی سالن به صورت سنتی انجام می شد. امروزه این سالن ها به صورت مدرن طراحی می شوند و از جذابیت بیشتری برخوردار هستند. در دکوراسیون داخلی این سالن ها علاوه بر موارد فنی و معماری باید ضوابط و استانداردهای بسیاری مورد توجه قرار بگیرند.
طراحی سالن کنفرانس برای شرکت ها، سازمان های کوچک و بزرگ، مراکز دولتی و خصوصی و بسیاری از مجتمع های تجاری از اهمیت فراوانی برخوردار است. سالن های همایش و آمفی تئاتر برای برگزاری جلسات، اجتماعات، مهمانی ها و برنامه ها مورد استفاده قرار می گیرند. بعضی سالن های خاص تر که برای سینما طراحی شده اند برای تماشای فیلم استفاده می شوند.
از مکان های معروفی که برای این منظور به کار می روند می توان سالن همایش های اسلامی، مجلس شورای اسلامی، سازمان ملل، هتل اسپیناس، هتل استقلال، سالن همایش و کنفرانس شرکت سایپا، سالن همایش شهرداری تهران، آمفی تئاتر آتش نشانی تهران، سالن جلسه و همایش بیمارستان لبافی نژاد و … را بیان کرد.
برخی از شرکت ها نیز بر اساس نیازسنجی که انجام می دهند. اقدام به ساخت سالن آمفی تئاتر و تجهیز سالن کنفرانس و همایش با توجه به خواسته هایشان می نمایند.
مراحل اولیه طراحی سالن کنفرانس
اولین مرحله، مشاوره با کارفرما می باشد. و مواردی مانند امکانات، قابلیت ها و انتظاراتی که مدّ نظر کارفرما است در این مشاوره ها مشخص می گردند. در طی این مشاوره ها، کارشناسان از مکان مورد نظر بازدید می نمایند. دو قسمت معماری و الکتریکال را مورد بررسی قرار می دهند. نتایج این بررسی ها را به صورت قالب های پیشنهادی به کارفرما ارائه می دهند.
این طرح ها مواردی مانند لیست قیمت، اطلاعات فنی، تجهیزات و … را در بر می گیرند. این طرح های پیشنهادی در طی جلسات بعدی کامل تر می شوند. بدین ترتیب مقدمات طراحی سالن کنفرانس یا همایش فراهم می گردد.
موارد اصلی در طراحی سالن کنفرانس
در طراحی سالن کنفرانس باید از رنگ های جذاب استفاده شود. محل قرار گیری مخاطبان و سِن به صورت اصولی مشخص گردد. سیستم کنترل مرکزی کار گذاشته شود. نورپردازی و انتخاب مبلمان به طور مناسب صورت پذیرد. قوانین مربوط به زیباشناسی رعایت گردد. مسیر عبور و مرور افراد تعیین شود. دیوارپوش های آکوستیک به کار رود. سیستم های صوتی و تصویری مناسبی قرار داده شوند.
با توجه به ابعاد و شکل ظاهری سالن مواردی مانند تعداد ردیف های صندلی، عرض راهروها، تعداد مخاطبین، خطوط دید حضار، اندازه صندلی ها و … تعیین می شوند.
برای سالن های کوچک با ظرفیت 80 نفر، استفاده از کف مسطح بهتر است. برای سالن های بزرگتر با ظرفیت بیشتر، استفاده از سطوح پلکانی یا شیب دار مناسب تر است. این گونه دید مخاطبین نسبت به سِن و دیگر فعالیت ها بهتر خواهد بود.
اهمیت دکوراسیون در طراحی سالن کنفرانس
از آن جایی که بیشتر تصمیمات مهم در این سالن اتفاق می افتد، دکوراسیون این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار است. هر اندازه دکوراسیون دارای طرح جذابی باشد، به همان میزان اثرگذاری و نفوذپذیری مطالب در افراد افزایش می یابد.
نکات مهم در طراحی دکوراسیون سالن کنفرانس
انتخاب صندلی و نحوه چیدمان آن: صندلی یکی از مهم ترین تجهیزات سالن می باشد. نحوه چیدمان صندلی با توجه به اندازه صندلی ها و تعیین فاصله بین ردیف های صندلی برای عبور و مرور مشخص می شود. باید توجه شود که فاصله ردیف ها از ابتدا تا انتها، یک اندازه باشد. و ارتفاع در بین ردیف های صندلی برای راحتی و دید بهتر افراد است.
تجهیزات تصویری: تجهیزات تصویری شامل سیستم تصویربرداری خودکار و سیستم پخش تصویر می شود. در گذشته تصویربرداری به صورت دستی صورت می گرفت. اما امروزه با استفاده از سیستم های جدید دوربین به صورت خودکار بلافاصه در شروع سخنرانی به سمت سخنران می چرخد. و از اِل سی دی، ویدئو پروژکتور و صفحه های پلاسما برای پخش تصویر فرد سخنران، کنفرانس ویدئویی، نمایش فایل ها و پخش فیلم در ابعاد بزرگ استفاده می شود.
مانیتور لیفت یکی از ابزارها و تجهیزات جالب است که در سالن کنفرانس، سالن همایش و یا اتاق کنفرانس در میز جاسازی می شود. این وسیله در هنگام نیاز بالا می آید و بر روی میز قرار می گیرد.
امکان نمایش و انتقال تصاویر لپ تاپ افرادی که سخنرانی می کنند بر روی نمایشگر ها از امکانات جالبی است که اثرگذاری بر روی مخاطب را بیشتر می کند.
تجهیزات صوتی: از مهم ترین ویزگی های یک سیستم صوتی خوب برخورداری از کیفیت صدای بالا می باشد. این تجهیزات صوتی شامل گیرنده، دوربین های گردان، میکروفون، منبع تغذیه، پروژکتورها، بلندگوهای سقفی و دیواری، فرستنده و آمپلی فایرهای تنظیم کننده صدا می شوند. تجهیزات جانبی نیز از نمایشگرها، تجهیزات ضبط تصویر و صدا، پورت و هاب های USB ، ترجمه همزمان و … برخوردار هستند.
محل قرارگیری سیستم های صوتی: زاویه نصب بلندگوها، میکروفون ها و نحوه قرارگیری آمپلی فایرها در کیفیت صدا در سالن های کنفرانس، همایش و آمفی تئاتر بسیار مؤثر هستند.
نورپردازی: یکی از موارد مهم در طراحی دکوراسیون سالن های کنفرانس نورپردازی می باشد. نورپردازی باید به گونه ای باشد تا تمامی افراد حاضر در سالن برای درک بهتر مطالب، تصویری واضح و روشن از سِن داشته باشند.
