آشنایی با اصول تجهیز سالن کنفرانس اداری
مقدمه
طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس با هدف برقراری ارتباط راحت و آسان بین اعضای جلسه انجام می‌گیرد. سیستم ضبط و پخش تصویر، میکروفون‌ها، نمایشگرها، بلندگوها، دوربین، سیستم رأی گیری، میز و صندلی، سیستم نورپردازی و … در سالن کنفرانس افزایش کیفیت اجرای برنامه و سهولت در برگزاری آن‌ها را به دنبال خواهد داشت. در طراحی اتاق کنفرانس مدرن نیز باید به مستندسازی، کنترل مرکزی، سهولت عملکرد و قابلیت ارتباط با نقاط دیگر توجه کرد.
فاکتورهای مهم در تجهیز سالن کنفرانس
- دسترسی آسان به تجهیزات
- تناسب تجهیزات با تعداد مخاطبین
- انتخاب مکان مناسب و باکیفیت
- توجه به اندازه صندلی‌ها و سایر تجهیزات
- توجه به خطوط دید حضار
- در نظر گرفتن عرض راهروها و تعداد ردیف‌های سالن
تجهیزات سالن کنفرانس شامل چه وسایلی هستند؟
خرید تجهیزات سالن کنفرانس امکانات لازم برای کنترل و اجرای بهتر را در اختیار اعضا قرار می‌دهد. این تجهیزات عبارتند از:
• صفحه نمایش سالن کنفرانس
این تجهیزات برای انجام ویدیو کنفرانس، تماس تصویری و … کاربرد دارند و یک ابزار مهم برای همکاری هستند. همچنین با استفاده از این تجهیزات امکان مشاهده ارائه‌ها و اشتراک گذاری صفحه نمایش از لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن هوشمند وجود دارد.
• ویدیو کنفرانس
این ابزار جهت ارتباط چند جانبه با استفاده از صفحه نمایش کاربرد دارد. البته این تجهیزات با دوربین‌های اتوترک یا سیستم ترجمه همزمان و تجهیزات ضبط صدا و تصویر تکمیل می‌شوند و برای پخش و ارسال تصاویر در دنیای دیجیتال مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• میکروفون و اسپیکر
این دو ابزار جزو مکمل‌های سیستم‌های صوتی و تصویری سالن کنفرانس هستند و از آن‌جایی که ارائه صدای باکیفیت از سیستم صوتی در طراحی سالن کنفرانس اهمیت ویژه‌ای دارد باید انتخاب این تجهیزات با دقت کافی انجام گیرد. تجهیزات صوتی سالن کنفرانس تنها شامل این موارد نیستند بلکه آمپلی فایرهای تنظیم کننده صدا، بلندگوهای دیواری و سقفی و … نیز جزو این تجهیزات هستند.
خرید تجهیزات صوتی سالن کنفرانس با توجه به نیاز و کاربرد و هدف سالن و نحوه برگزاری جلسات متفاوت خواهد بود. اما به طور کلی حتما در انتخاب این تجهیزات برندها و مدل‌های معتبر را به سایر نمونه‌ها ترجیح دهید چرا که این تجهیزات صدای باکیفیت و نرمی ارائه می‌دهند. علاوه بر این موارد برای انتخاب اسپیکر، بلندگو و میکروفون ابعاد سالن را نیز مورد توجه قرار دهید تا صدای خروجی بدون نویز و بدون صدای اضافه باشد.
نکات مهم در تجهیز سالن کنفرانس اداری
- فاصله پشتی صندلی‌ها باید بین ۸۶ تا ۱۴۴ سانتی‌متر باشد.
- سقف سالن کنفرانس نباید صاف و موازی با کف یا مقعر یا افقی باشد زیرا این نوع سقف‌ها باعث پژواک صوتی و عدم ارائه صدای خوب می‌شوند.
- فضای مورد نیاز برای هر صندلی سالن کنفرانس ۱ متر مربع و برای هر صندلی یا فرد در سالن انتظار ۰.۸ متر مربع است.
- در صورتی که ظرفیت سالن زیاد باشد برای دید بهتر باید از کف با سطوح شیبدار استفاده شود اما برای اتاق کنفرانس کوچک با ظرفیت‌های حداکثر ۸۰ نفر سطوح صاف نیز مناسب هستند.
- عرض مناسب برای درب سالن کنفرانس به ازای هر ۱۰۰ نفر ۸۵ سانتی‌متر است.
- ابعاد راهروی سالن کنفرانس باید به ازای هر ۱۰۰ نفر ۷۰ سانتی‌متر باشد. البته این ابعاد برای عبور ویلچر ۸۳ سانتی‌متر است.
- برای ایجاد دو راهرو در طرفین سالن کنفرانس تعداد صندلی‌های هر ردیف ۱۶ عدد خواهد بود و اگر یک راهرو ایجاد شود این تعداد به ۸ صندلی کاهش می‌یابد.
- در چیدمان صندلی سالن کنفرانس باید به اندازه صندلی‌ها ک فاصله بین ردیف‌ها برای عبور حضار توجه شود و این فاصله و چیدمان در کلیه ردیف‌ها یکسان باشد. همچنین بهتر است برای راحتی حضار با توجه به نوع و ابعاد صندلی بین ردیف‌ها اختلاف ارتفاع کمی لحاظ شود.
- چیدمان صندلی‌ها و دید استاندارد در سالن‌های شیبدار در صورتی که سر و گردن ثابت باشد حدود ۳۰ درجه است.
- کفپوش سالن کنفرانس نیز باید با دیواره‌ها و صندلی‌ها همخوانی داشته و مقاومت خوبی در برابر فشار و بار زیاد داشته باشد که کفپوش‌های لمینت یا چوب پنبه‌ای نمونه مناسبی خواهند بود. علاوه بر این کفپوش چوب پنبه‌ای به ایجاد خاصیت آکوستیک فضا نیز کمک می‌کند.
قیمت تجهیزات سالن کنفرانس
هزینه ساخت سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس با توجه به نیاز و انتخاب کارفرما متغیر خواهد بود اما به طور کلی عواملی مانند ابعاد و کاربری سالن، تجهیزات صوتی و تصویری، تجهیزات کنترل، تجهیزات تکمیلی مانند مبلمان، سیستم نورپردازی، تجهیزات نوشتاری و دکوراسیون در تعیین قیمت تجهیزات سالن کنفرانس نقش دارند.
نتیجه‌گیری
سالن کنفرانس امروزه با کمک تجهیزات و تکنولوژی‌های روز دنیا به سمت مدرنیته حرکت می‌کند. این تجهیزات شامل تصویربرداری، ارتباط صوتی و تصویری، مستندسازی، کنترل مرکزی و … هستند. استفاده از این تجهیزات با توجه به فضا و طراحی داخلی سالن کنفرانس انجام می‌شود تا در نهایت ارتباط و تعامل بین اعضا به بهترین شکل برقرار شود.
تیم آرکا یکی از تیم‌های متخصص در زمینه طراحی و ساخت سالن کنفرانس می‌باشد که تمامی مراحل را از صفر تا صد بر عهده می‌گیرد. برای این منظور ابتدا با کارشناسان و مشاوران آرکا از طریق شماره‌های تماس یا اینستاگرام آرکا ارتباط برقرار کنید تا با ارائه مشاوره نقطه آغاز همکاری مشترک‌مان کلید بخورد. همچنین، پیشنهاد میکنیم مقالات ذیل را نیز مطالعه نمایید.
