نکات کلیدی در طراحی اتاق جلسات
مقدمه
سالن کنفرانس، محلی برای برگزاری جلسات مدیران، مسئولین و مهمانان در شرکت است. طراحی اتاق جلسات باید به گونه‌ای انجام شود که گویای اهداف جلسه باشد. کلیه اجزا و عناصر این اتاق در حمایت از اهداف کلی سالن کنفرانس شکل می‌گیرد و این یعنی این فضا علاوه بر ایجاد حس راحتی باید تاثیرگذاری مطلوبی برای انتقال مفاهیم و پیام‌های کلیدی نیز داشته باشد. در نتیجه دکوراسیون اتاق کنفرانس، نقش مهمی در نتیجه جلسه خواهد داشت زیرا این فضا تصور خوبی از کسب و کار به شرکت کنندگان، مشتریان و شرکا ارائه می‌دهد و باعث رشد شرکت می‌شود.
فاکتورهای مهم در طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات
- یک اتاق کنفرانس مناسب باید دارای فضای آرام و بدون شلوغی و هرج و مرج با ظرفیت مناسب برای قرارگیری تجهیزات و رفت و آمد آسان شرکت کنندگان باشد.
- همانطور که گفتیم اتاق جلسه مناسب باید حس آرامش را به افراد انتقال دهد. به همین دلیل بهتر است در استفاده از رنگ‌ها، رنگ‌های ملایم مانند آبی یا سبز را جایگزین رنگ‌های تیره و جیغ کنید.
- در طراحی اتاق کنفرانس مدرن استفاده از نور طبیعی یا نور موضعی باید به صورت اصولی انجام گیرد. نور طبیعی حس سرزندگی بیشتری به مخاطبان انتقال خواهد داد اما ممکن است این نور در هنگام ظهر ناراحت کننده باشد. پس باید اتاق جلسات دارای پرده و نور موضعی مناسب مانند لامپ‌های اِل‌اِی‌دی یا لوستر مدرن نیز باشد تا نور ملایمی به فضا هدیه دهد و استفاده از ویدیو پروژکتور را نیز با اختلال مواجه نکند.
- برای اینکه جلسات سالن کنفرانس به دور از هرگونه هیاهو و حواس پرتی برگزار شود اتاق باید به سیستم عایق صدا یا آکوستیک مجهز شود.
- استفاده از گیاه(چند گلدان) در دکوراسیون اتاق جلسات نیز می‌تواند ایده جالبی برای افزایش حس شادابی و سرزندگی در این فضا باشد. همچنین این گیاهان با حذف دی اکسید کربن اکسیژن را جایگزین آن خواهند کرد.
- در طراحی داخلی اتاق جلسات ایجاد یک نقطه کانونی اهمیت زیادی دارد. این نقطه توجه مخاطبان را به خود معطوف خواهد کرد. این نقطه کانونی می‌تواند محل قرارگیری نمایشگر LED باشد.
- طراحی دکوراسیون اتاق جلسات باید به گونه‌ای باشد که دسترسی آسان به اتاق برای کلیه افراد حتی افراد دارای مشکلات حرکتی نیز فراهم گردد.
- در تجهیزات اتاق کنفرانس از عناصر مدرن استفاده کنید تا انعطاف پذیری محیط و خلق و خو و رفتار کارکنان با تاثیرپذیری از این فاکتورها در جریان مثبت قرار گیرد.
تجهیزات اتاق کنفرانس
- میز و صندلی: انتخاب میز و صندلی اتاق جلسات با توجه به اندازه فضا و ظرفیت شرکت کنندگان و نوع جلسه انجام می‌گیرد. برای مثال میزهای مستطیلی و مربعی برای جلسات سخنرانی و اتاق کنفرانس کوچک و میزهای گرد برای جلسات مشارکتی بین سخنران و سایر اعضا و میزهای U شکل برای سالن‌های بزرگ جهت عبور آسان مهمانان و برقراری ارتباط آسان بین سخنران و کلیه شرکت کنندگان کاربرد دارند. صندلی‌های سالن کنفرانس نیز باید دارای تکیه‌گاه مناسب و قابلیت تنظیم ارتفاع باشند تا در صورت طولانی بودن جلسه شرکت کنندگان احساس ناراحتی نکنند. برای دریافت مشاوره بیشتر در خصوص خرید صندلی اداری یا خرید صندلی مدیریتی می‌توانید با کارشناسان مجموعه ما در ارتباط باشید.
- تخته وایت برد: این نوع از تجهیزات در طراحی دکوراسیون اتاق جلسات برای جلساتی که نیاز به نوشتن و تکرار دارند مناسب است.
- تجهیزات دیجیتالی: این تجهیزات شامل نمایشگر و دستگاه‌های ارتباطی مانند دوربین‌ها و میکروفون‌ها هستند.
- سیستم تهویه مناسب: استفاده از سیستم تهویه مناسب در طراحی و دکوراسیون اتاق جلسات به رفع بوی نامطبوع و تنظیم دما کمک خواهد کرد.
اصول طراحی اتاق جلسات
- هدف اتاق جلسات و اندازه اتاق را در دکوراسیون اتاق جلسات در نظر بگیرید تا انعطاف پذیری لازم در محیط ایجاد شود. برای مثال یک اتاق جلسات کوچک برای ارائه کارایی مطلوب‌تر و ایجاد یک فضای تعاملی مناسب باید دارای رنگ‌های روشن با حداقل اثاثیه باشد. اما یک اتاق جلسات بزرگ می‌تواند عناصر بیشتری را در خود جای دهد. علاوه بر این یک اتاق جلسه ممکن است با هدف ارائه خدمات به مشتری شکل بگیرد و یک اتاق نیز با هدف همفکری تیمی. اتاقی که برای ارائه خدمات طراحی می‌شود باید دارای دکوراسیون رسمی و اتاق همفکری باید دارای طراحی معمولی و آرام‌تری باشد.
- انتخاب و خرید اثاثیه و مبلمان مناسب اتاق جلسات باید با تمرکز بر افزایش بهره‌وری کل تیم انجام شود تا بهینه‌سازی فضای اتاق محیطی بدون هرج و مرج و به هم ریختگی ایجاد کند که زیبایی و کارایی فضا را افزایش دهد. در انتخاب دکوراسیون اتاق جلسات از توجه به روانشناسی رنگ‌ها غافل نشوید زیرا این مسئله عواطف و احساسات و در نهایت هدف کلی جلسه را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
- استفاده از آثار هنری و تزئینی در یک محل استراتژیک از اتاق و استفاده از عناصر هویتی برند در اتاق جلسات جلوه‌ای حرفهای متناسب با موضوع و هدف جلسه به اتاق می‌افزاید.
- انتخاب نورپردازی و کفپوش مناسب نیز مکمل کلیه این مراحل اصول خواهد بود و می‌تواند به برجسته‌سازی ویژگی‌ها در طراحی و ساخت سالن کنفرانس کمک کند. البته حتماً توجه داشته باشید که رنگ کفپوش خنثی باشد تا با سایر عناصر و اجزا به ویژه عناصر هنری تضاد ایجاد نکند.
- دکوراسیون اتاق جلسات نشان دهنده ارزش، اهداف و شخصیت شرکت است و به همین دلیل باید با برند و هویت بصری شرکت هماهنگی داشته باشد. برای مثال از پوسترها یا طرح‌ها و دستاوردها یا لوازم جانبی با آرم شرکت در این فضا استفاده کنید.
- در طراحی سالن کنفرانس اداری می‌توانید با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا و تجهیزات سمعی و بصری بهره‌وری جلسات و تعامل بین اعضای تیم را افزایش دهید. حتی می‌توانید با کمک اتصالات بی‌سیم امکان اشتراک گذاری اطلاعات را به صورت غیرحضوری و مجازی بین اعضا فراهم کنید.
نتیجه‌گیری
دکوراسیون اتاق جلسات باید یک فضای حرفهای و رسمی با تاثیر مستقیم و قابل توجه بر بهره‌وری و اثربخشی جلسات ایجاد کند. همچنین این محیط باید با القای احساس راحتی و آرامش تمرکز حضار را بر جلسات افزایش دهد. به طور کلی این فضا باید هم کاربردی و هم از نظر بصری جذاب باشد.
تیم آرکا یکی از تیم‌های متخصص در زمینه طراحی و ساخت سالن کنفرانس می‌باشد که تمامی مراحل را از صفر تا صد بر عهده می‌گیرد. برای این منظور ابتدا با کارشناسان و مشاوران آرکا از طریق شماره‌های تماس یا اینستاگرام آرکا ارتباط برقرار کنید تا با ارائه مشاوره نقطه آغاز همکاری مشترک‌مان کلید بخورد. همچنین، پیشنهاد میکنیم مقالات ذیل را نیز مطالعه نمایید.
