فهرست مطالب
Toggleخرید تجهیزات سالن همایش
مقدمه
سالنهای همایش دارای تجهیزات صوتی و تصویری مانند بلندگو، دوربین، ویدئو کنفرانس، مانیتور، میکروفون کنفرانس و … هستند. امکانات و قابلیتهای این تجهیزات در سالن اجتماعات افزایش مشارکت و رضایت شرکت کنندگان را به دنبال خواهد داشت و باعث سهولت کارکرد میشود.
اهمیت تجهیز سالن کنفرانس
تجهیز سالن کنفرانس اگر به صورت اصولی انجام شود درک کامل و دقیق گفتگوها و گزارشهای به اشتراک گذاشته شده توسط حاضرین را به دنبال خواهد داشت. از جمله قابلیتهای تجهیزات سالن آمفی تئاتر یا سالن کنفرانس یا سالن همایش میتوانیم به ضبط صدا و تصویر، امکان رای گیری، تصویربرداری خودکار، قابلیت ضدنویز، قابلیت رعایت حق تقدم، ضبط تصاویر جلسه، قابلیت تشخیص چهره، سیستم اتوترکینگ و … اشاره کنیم. استفاده از این قابلیتها در سالن کنفرانس باعث اثرگذاری بیشتر و کسب رضایت حاضرین در زمان برگزاری جلسات و همایشها خواهد شد.
خرید تجهیزات کنفرانس باکیفیت فضا را به محیطی غنی و مشارکتی تبدیل خواهد کرد که بهرهوری سالن را افزایش میدهد. در انتخاب این تجهیزات باید به عواملی مانند محل کنفرانس، زاویه دید و امکان شنیدن واضح اعضای تیم، امکان اشتراک گذاری یکپارچه و دسترسی آسان به اطلاعات اشتراک گذاری شده، قابلیت کنترل آسان این تجهیزات، تعداد صندلیها، استفاده از سیستم آنالوگ یا دیجیتال، نوع سیستم تصویری، نوع طراحی سیستم پخش صدا و استفاده یا عدم استفاده از ویدئو پروجکشن اشاره کرد.
انواع تجهیزات سالن همایش
- بلندگو یا میکروفون کنفرانس با قابلیت ارائه صدای باکیفیت و حذف نویز و رعایت حق تقدم سخنران و قابلیت اتوترکینگ
- دوربین کنفرانس با قابلیت اتوترکینگ، چرخش افقی و عمودی، میزان دید گسترده و قابلیت زوم
- مانیتور کنفرانس جهت مشاهده تصاویر، نمودارها و گزارشها با کیفیت مناسب
- پنل رومیزی کنفرانس جهت اتصال لپتاپ یا تلفن همراه به سیستم مرکزی
- سیستم تهویه جهت تنظیم رطوبت و دمای هوا و رفع بوی نامطبوع
- سیستم روشنایی جهت افزایش جذابیت فضا و آرامش و راحتی اعضا
- اتصال اینترنت جهت اتصال رایانه یا مانیتور یا دوربین به صفحه نمایشگر یا برقراری ویدئو کنفرانس
- تخته وایت برد یا تخته هوشمند جهت شروع برقراری ارتباط تعاملی بین اعضای جلسه و یادداشت مطالب
- صندلی و میز جهت فراهم کردن محل مناسب برای نشستن راحت و طولانی مدت شرکت کنندگان بدون احساس ناراحتی
- امکانات امنیتی مانند دوربین مداربسته یا سیستم هشدار و اطفاء حریق
- سیم کشی داخل سالن شامل پریزهای برق در نقاط مختلف سالن جهت اتصال وسایل الکترونیکی مانند لپتاپ یا موبایل
- تجهیزات جانبی دیگر مانند ماژیک، لیزر پوینتر و …
- سیستم اطلاع رسانی و هدایت مانند تابلوهای راهنمای شرکت کنندگان یا اعلانات برای اطلاع رسانی به حاضرین
چگونه بهترین تجهیزات سالن همایش را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب تجهیزات مناسب سالن همایش توجه به چند معیار ضروری است. در ادامه مراحل انتخاب تجهیزات سالن همایش کنفرانس را بیان میکنیم:
- اهداف و نیازهای سالن را مشخص کنید. برای مثال سالن همایش تنها برای برگزاری جلسات حضوری است یا نیاز به اتصالات ویدیویی نیز دارید.
- ابعاد و فضای سالن را بررسی کنید تا بتوانید تصمیم گیری مناسبی در خصوص انتخاب نوع و مدل تجهیزات داشته باشید.
- یک بودجه جای مشخص در نظر بگیرید که در آن تجهیزاتی که واقعاً نیاز دارید مشخص شده باشند تا لیست خرید فراتر از توان مالی شما نباشد و خریدهای غیرضروری و ناکارآمد را حذف کنید.
- برای خرید تجهیزات به خصوص تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس به کیفیت محصولات توجه کنید تا از کیفیت تصویر و صدا بدون قطعی و بدون نویز اطمینان داشته باشید.
- تجهیزات مدرن و هوشمند و مطابق با تکنولوژیهای روز دنیا را انتخاب کنید.
- امکانات و تجهیزات جانبی مانند میکروفون بیسیم، سیستم نورپردازی قابل تنظیم و امکانات مربوط به شارژ دستگاههای الکترونیکی را فراموش نکنید.
- در انتخاب برندها شرکتی را انتخاب کنید که خدمات پس از فروش و گارانتی مناسبی برای تولیدات خود در نظر گرفته است.
- با نحوه استفاده از تجهیزات آشنا شوید تا بتوانید به راحتی از آنها استفاده کنید.
نکات مهم در خرید تجهیزات سالن همایش
تجهیزات سالن کنفرانس یا سالن همایش نقش مهمی در کیفیت و اثربخشی جلسات دارند. این تجهیزات باید با فضا و کاربری سالن هماهنگی داشته باشند. در ادامه نکاتی را خدمت شما عزیزان عنوان میکنیم که با توجه به آنها میتوانید بهترین تجهیزات سالن همایش را خریداری کنید.
- به قابلیتها و امکانات جانبی تجهیزات مانند قابلیت رهگیری، اتوترکینگ(شناسایی سخنران با تنظیم خودکار دوربینها و ارائه صدا و تصویر به صورت همزمان) ، نویز کنسلینگ(حذف نویز یا صداهای اضافی هنگام پخش صدا) و … توجه کنید. این مسئله به رفع نیازهای مختلف کاربران کمک خواهد کرد.
- کیفیت کلیه تجهیزات را مورد توجه قرار دهید زیرا عملکرد سیستم تحت تاثیر کیفیت کلیه تجهیزات قرار دارد. به همین دلیل انتخاب تجهیزات استاندارد و باکیفیت باعث افزایش کارایی جلسه خواهد شد.
- سیستمهای خریداری شده باید قابلیت ارتقا داشته باشند تا در صورت نیاز در آینده به راحتی و بدون بروز مشکل احتمالی به گسترش آنها بپردازید. برای مثال در سیستم کنفرانس یونیتهای میکروفون بدون نیاز به خرید مرکز کنفرانس مجدد قابلیت گسترش و افزایش تعداد میکروفونها را داشته باشند.
هزینه راهاندازی سالن اجتماعات
بخشی از هزینه راهاندازی سالن اجتماعات مربوط به خرید زمین و ساخت و ساز و تهیه پلان و طرح است و بخش دیگر نیز به خرید تجهیزات کنفرانس اختصاص دارد. هزینه ساخت سالن همایش با توجه به نوع سالن همایش، ظرفیت آن، نوع تجهیزات و … متفاوت خواهد بود. قیمت تجهیزات همایش نیز با توجه به برند، قدرت، تعداد و آنالوگ یا دیجیتالی بودن آنها تعیین میشود.
نتیجهگیری
تجهیز اتاق کنفرانس و سالن همایش باعث تامین و ارتقای کیفیت و کارایی جلسات، سمینارها و همایشها میشود. در نتیجه ارتباط موثر، تعامل بهتر، تاثیرگذاری و کارایی بیشتر از جمله تاثیرات و مزایای تجهیز سالن کنفرانس است. خرید تجهیزات سالن کنفرانس با توجه به نیاز و بودجه کارفرما متفاوت خواهد بود اما در هر صورت تهیه تجهیزات باکیفیت و مناسب منجر به بهبود تجربه حضور در جلسات و ارتباطات موثر خواهد شد.
تیم آرکا یکی از تیمهای متخصص در زمینه طراحی و ساخت سالن همایش میباشد که تمامی مراحل را از صفر تا صد بر عهده میگیرد. برای این منظور ابتدا با کارشناسان و مشاوران آرکا از طریق شمارههای تماس یا اینستاگرام آرکا ارتباط برقرار کنید تا با ارائه مشاوره نقطه آغاز همکاری مشترکمان کلید بخورد. همچنین، پیشنهاد میکنیم مقالات ذیل را نیز مطالعه نمایید.