راهنمای غرفه سازی نمایشگاه
مقدمه
ایجاد و سازماندهی غرفه نمایشگاهی می تواند کار دشواری باشد. اگر تجربه زیادی در صنعت نمایشگاه و غرفه سازی نداشته باشید، باید بدانید که عوامل زیادی می تواند منجر به یک غرفه نمایشگاهی موفق شود. اگر می‌خواهید همه چیز را خودتان سازماندهی کنید، در زیر مواردی را شرح داده‌ایم که باید برای غرفه نمایشگاهی آماده کنید.
«سازماندهی غرفه نمایشگاهی»
سازماندهی غرفه نمایشگاهی پیاده روی در پارک نیست. اگر قصد دارید یک غرفه نمایشگاهی داشته باشید و فکر می کنید که انجام آن به تنهایی باعث صرفه جویی در هزینه می شود، ما عواملی را بیان کرده ایم که باید در هنگام سازماندهی یک غرفه نمایشگاهی در نظر بگیرید و تکمیل کنید. این فهرست جامع نیست، ممکن است عوامل دیگری نیز برای غرفه شما وجود داشته باشد. با این حال هدف این چک لیست این است که نشان دهد این فرآیند چقدر می تواند دست و پا گیر باشد. به خصوص اگر در دانش عملی صنعت نمایشگاه تجربه نداشته باشید.
1. نمایشگاه مناسب را برای حضور انتخاب کنید
این موضوع نسبتاً ساده به نظر می رسد، اما ما غرفه دارانی را می شناسیم که این قسمت را اشتباه می گیرند. آیا مخاطبان هدف شما در نمایشگاه حضور خواهند داشت؟ اگر نه پس چرا شرکت می کنید؟ امید به اینکه مردم ممکن است از شما خرید کنند، برای شما سرنخ در نمایشگاه به ارمغان نمی آورد و می تواند شما را از نمایشگاه در آینده منصرف کند. اگر می‌دانید که مخاطبان هدف شما در نمایشگاه حضور خواهند داشت، در مسیر درستی قرار گرفته‌اید.
2. فضای کف را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید
آیا می خواهید محصولات زیادی را به نمایش بگذارید؟ برای این کار به فضای بزرگی نیاز دارید. برای تسهیل این امر، به فضای کف کافی و یک پایه مدولار خوب طراحی شده نیاز دارید. سازمان‌دهنده نمایشگاه اندازه‌های مختلف کف و هزینه‌های مربوط به گزینه‌های کف را با جزئیات توضیح می‌دهد. فضایی را انتخاب کنید که فکر می کنید نیازهای غرفه شما را تأمین می کند. اگر در مورد نیاز خود در این مرحله شک دارید، باید از یک غرفه ساز کمک بگیرید.
3. راهنمای غرفه داران را بخوانید
پس از خرید فضای کف خود، برگزارکننده نمایشگاه یک کتابچه راهنمای غرفه را برای شما ارسال می کند که تمام اطلاعات لازم مربوط به حضور شما را مستند می کند. این راهنما به تشریح این موضوع می‌پردازد که تأمین‌کننده اصلی نمایشگاه، پلان طبقه‌بندی نمایشگاه و هر گونه تلاش بازاریابی که برگزارکننده در آن انجام خواهد داد. هر گونه خدماتی را که در دسترس است و زمان‌بندی زمانی که باید اقدام کنید را مشخص می‌کند. راهنمای غرفه‌دار شما برای همه اطلاعات مربوط به نمایشگاه مورد استفاده شما خواهد بود.
4. تصمیم گیری درباره خرید یا اجاره غرفه نمایشگاهی
تصمیم بگیرید که آیا می خواهید غرفه نمایشگاهی بخرید؟ در این صورت می توانید آن را سفارشی کنید و مجدداً استفاده کنید، یا فقط می خواهید غرفه نمایشگاهی را اجاره کنید. این یک تصمیم مهم است که بر بودجه شما تأثیر می گذارد. برای تهیه غرفه نمایشگاهی گزینه های مختلفی وجود دارد. اگر یک گزینه سفارشی می خواهید که برند شما را برجسته کند و به شما کمک کند برجسته شوید، می توانید یک غرفه اجاره یا خریداری کنید. هر دو مزایایی دارند، اما اگر قصد دارید دوباره در نمایشگاه شرکت کنید، بهتر است غرفه را بخرید.
مواردی مانند ذخیره سازی و تدارکات غرفه می تواند توسط یک غرفه ساز معتبر نگهداری شود. با این کار دفعه بعد که از آن غرفه استفاده می کنید در هزینه شما صرفه جویی می شود. اگر غرفه را اجاره می کنید، باید آماده باشید تا هزینه آماده سازی مجدد غرفه را بپردازید. اغلب شرکت‌ها گزینه ارزان‌تری را انتخاب می‌کنند زیرا نمایشگاه گران است. چیزی که آن ها در نظر نمی گیرند این است که خرید غرفه نمایشگاهی و استفاده مجدد از آن برای چندین سال مقرون به صرفه تر است. اگر سؤال بیشتری دارید، خوشحال می شویم که این تفاوت ها را توضیح دهیم و در مورد آن ها صحبت کنیم.
5. برای تمام وسایلی که در غرفه نیاز دارید، فهرستی بنویسید
قبل از این که بتوانید غرفه را طراحی کنید، باید در نظر بگیرید که چه لوازمی در غرفه نیاز دارید تا به شما کمک کند کارآمدترین کار را انجام دهید. آیا اقلامی را در غرفه می‌فروشید؟ اگر بله، باید سیستم های POS را سازماندهی کنید.
اگر برای ایجاد آگاهی در مورد خدمات خود نمایشگاه می گذارید، آیا به اتاق جلسه، مبلمان نیاز دارید یا بروشورهایی را به نمایش می گذارید؟ به این فکر کنید که آیا باید خودکار، کاغذ یا کارت ویزیت داشته باشید. آیا برای کمک به گرفتن سرنخ ها به لپ تاپ یا آی پد نیاز دارید؟ همه این مواردی که شما نیاز دارید بر روی طراحی تأثیر می گذارد، بنابراین آماده شدن برای جنبه های کاربردی، روند طراحی را بهبود می بخشد.
6. آیا به برق نیاز خواهید داشت و چقدر نیاز دارید؟
برق یک نیاز مهم برای غرفه های نمایشگاهی است. به این فکر کنید که هر چند وقت یک بار از اقلامی که به برق نیاز دارند در کار روزمره خود استفاده می کنید، این موضوع در غرفه نمایشگاه تقویت می شود. از فهرستی که به تازگی نوشتید، چه تعداد از آن اقلام به برق نیاز دارند و به چه حجمی از برق نیاز دارند؟
پس از تعیین میزان برق مورد نیاز خود، باید با تأمین کننده نمایشگاه تماس بگیرید و برای تأمین برق به غرفه خود سازماندهی کنید. برق به طور خودکار در غرفه ارائه نمی شود و باید از قبل سازماندهی و هزینه پرداخت شود. اغلب، تاریخی که نیاز به سازماندهی برق دارد ماه ها قبل از تاریخ نمایشگاه است. اگر نتوانید برق غرفه خود را قبل از تاریخ تعیین شده توسط تأمین کننده نمایشگاه سازماندهی کنید، جریمه های قابل توجهی وجود دارد.
7. چک لیست طراحی عملکردی را برای طراحی غرفه نمایشگاهی خود تکمیل کنید
در این مرحله آماده اید تا به طراحی غرفه نمایشگاهی خود فکر کنید. اگر قرار بود فقط با استفاده از یک غرفه پوسته‌ای که عرضه‌کننده نمایشگاه می‌فروشد، به نمایش بگذارید، پس چک لیست طراحی عملکردی را تکمیل نمی‌کنید زیرا گزینه ایجاد غرفه نمایشگاهی را ندارید. شما می توانید چک لیست طراحی عملکردی را برای هر غرفه سفارشی، چه در حال خرید غرفه یا اجاره آن باشید، تکمیل کنید.
اگر شما، مانند اکثر غرفه داران، مدرک طراحی صنعتی را تکمیل نکرده اید، باید با یک طراح غرفه نمایشگاهی را مشورت کنید تا به شما در تکمیل طراحی غرفه کمک کند. چک لیست طراحی عملکردی را مرور کنید و در نظر داشته باشید که مختصری را به یک طراح نمایشگاه ارائه دهید تا برای شما تکمیل شود. ما این را توصیه می کنیم زیرا فرآیند طراحی غرفه نمایشگاهی، همانطور که خواهید دید، فوق العاده دشوار است.
8. یک غرفه ساز برای ساخت طرح خود پیدا کنید
اکنون که چک لیست طراحی عملکردی را تکمیل کرده اید، باید یک غرفه ساز معتبر برای ساخت غرفه خود پیدا کنید. مانند بسیاری از موارد، مطمئناً می توانید تلاش کنید تا خودتان یک جایگاه بسازید که توصیه نمی شود. ساخت غرفه نمایشگاهی فرآیندی فوق العاده دقیق است. طراحی غرفه از منظر زیبایی شناسی یک چیز است، اما انتخاب مصالح مناسب، شناسایی یکپارچگی سازه و فرآیندهای صحیح ساختمان چیز دیگری است.
مهم این است که غرفه به خوبی ساخته شود و از نظر ساختاری سالم باشد تا خطر سقوط غرفه در حین نمایش و مجروح شدن افراد دیگر وجود نداشته باشد. شما همچنین می خواهید اطمینان حاصل کنید که غرفه شما در طول نمایش متلاشی نمی شود، این غیرحرفه ای به نظر می رسد. از دید مصرف کنندگان، اگر غرفه شما در طول نمایشگاه دارای مشکلات ساختاری باشد، این نشان دهنده این است که کیفیت برند شما باید چگونه باشد. این تضمین می کند که مشتریان به غرفه شما نزدیک نمی شوند یا از شما خرید نمی کنند.
9. حمل و نقل
در این مرحله باید غرفه نمایشگاهی طراحی و ساخته شود. اکنون باید در مورد مناسب ترین و مقرون به صرفه ترین روش حمل و نقل غرفه نمایشگاهی خود تصمیم بگیرید. آیا می توانید غرفه را در کامیون بارگیری کنید؟ یا برای داشتن ظرفیت بارگیری به کامیون نیاز خواهید داشت؟ شما باید حمل و نقل غرفه را با زمان های دست انداز نمایشگاه هماهنگ کنید. یک نکته مهم در اینجا صف های طولانی است که اغلب در مکان های بارگیری در نمایشگاه ها وجود دارد. اگر یک شرکت حمل‌ونقل را برای حمل و نقل غرفه خود استخدام می‌کنید، به آنها اجازه دهید ساعت‌ها منتظر تخلیه غرفه‌تان بمانند و خود را برای هزینه ساعتی آماده کنید که شرکت‌های حمل‌ونقل اغلب دریافت می‌کنند.
بسته به نمایشگاهی که در آن شرکت می کنید، برخی از شرکت های حمل و نقل به ساختمان نمایشگاه تحویل نمی دهند. برای پایین نگه داشتن این هزینه‌ها تا حد ممکن، واقعاً باید حمل‌ونقل، لیفتراک و نیروی کار را به‌خوبی هماهنگ کنید تا مطمئن شوید که زمان‌بندی به‌خوبی اجرا می‌شود و یک چیز باعث تأخیر زیادی برای دیگران نمی‌شود.
10. یک لیفتراک را سازماندهی کنید
یک لیفتراک را سازماندهی کنید تا غرفه را از کامیونی که سازماندهی کرده اید تخلیه کند. هنگامی که حمل و نقل جایگاه را سازماندهی کردید، باید یک لیفتراک را سازماندهی کنید تا غرفه را از محل بارگیری به فضای طبقه اختصاص داده شده خود منتقل کنید. اکثر سازمان‌دهندگان، مکان‌ها یا تأمین‌کنندگان نمایشگاه اطمینان حاصل می‌کنند که یک لیفتراک برای غرفه‌داران برای کمک به تخلیه وجود دارد.
با این حال، این لیفتراک اغلب تقاضای زیادی دارد و اغلب منجر به زمان طولانی‌تری برای تخلیه کامیون شما می‌شود. همچنین، از هزینه های لیفتراک آگاه باشید، اکثر تأمین کنندگان اجازه می دهند لیفتراک را در محل به مدت 15 دقیقه اجاره کنند. زمانی که غرفه شما از کامیون بلند شده و به فضای کف شما منتقل می شود، باید با زمانی که افرادی در جایگاه هستند که به ساخت غرفه کمک می کنند، مطابقت داشته باشد.
11. استخدام نیروی کار
استخدام نیروی کار را سازماندهی کنید تا به شما در ساخت غرفه کمک کند. اندازه و پیچیدگی غرفه تعیین می کند که به چند کارگر برای نصب غرفه نیاز دارید. توصیه می شود که درک کاملی از نقشه های ساخت غرفه برای تکمیل ساخت داشته باشید و بتوانید کارگران را هدایت کنید. شما باید در مورد مدت زمان ساخت فکر کنید، زیرا کارگران زمان هایی را تعیین می کنند که می توانید آن ها را استخدام کنید.
پس از اتمام زمان تعیین‌شده برای پرداخت، کارگران باید ساختمان را ترک کنند، حتی اگر غرفه شما فقط نصف ساخته شده باشد. همچنین می‌خواهید برای استخدام کارگران در صورت بروز مشکل در ساخت، زمان بیشتری در نظر بگیرید. در حالی که ممکن است اندازه گیری های دقیقی انجام داده باشید، اما اغلب چیزها اشتباه پیش می روند. هنگامی که شما با یک غرفه ساز همکاری می کنید، آن ها این مشکلات را برطرف می کنند و شما هرگز نمی دانید.
ممکن است مسائل کوچکی باشند، مانند داشتن ابزار اشتباه برای تکمیل ساخت، یا مشکلات بزرگی باشد مانند این که غرفه داران کنار شما به غرفه شما آسیب رسانده اند. اغلب شرکت‌هایی که نصب غرفه را بر خلاف توصیه شرکت‌های نمایشگاهی سازماندهی می‌کنند، زمانی که مشکلی وجود دارد، شخصی که غرفه را نصب می‌کند مطمئن نیست که چگونه مشکل را برطرف کند. همه چیز به فاجعه تبدیل می شود! یک راه ساده برای جلوگیری از این امر وجود دارد، ساخت و نصب غرفه توسط یک متخصص که می داند چگونه هر مشکلی که ممکن است در حین نصب ایجاد شود را برطرف کند.
12. نحوه بسته بندی غرفه بعد از نمایش را سازماندهی کنید
اگر خودتان غرفه را سازماندهی می کنید، باید نحوه بسته بندی غرفه را نیز سازماندهی کنید. این همان مواردی است که برای نصب غرفه باید سازماندهی کنید. برای بسته بندی کردن، به استخدام نیروی کار نیاز دارید. شما به درک خوبی از آنچه باید به چه ترتیبی بسته بندی شود نیاز دارید و باید حمل و نقل و تدارکات را سازماندهی کنید تا غرفه را از محل نمایشگاه خارج کنید و به هر کجا که نیاز است ارسال کنید. شما باید دوباره به لیفتراک و کامیون حمل و نقل دسترسی داشته باشید و در مهلت‌های زمانی سختی خواهید بود.
13. فضای ذخیره‌سازی آن را سازماندهی کنید
اگر غرفه خریداری می‌کنید، تا زمانی که آماده استفاده مجدد از آن هستید، فضای ذخیره‌سازی آن را سازماندهی کنید. اگر غرفه ای اجاره کنید، یک غرفه ساز معتبر بیشتر کارهای فوق را برای شما انجام می دهد و آنها می خواهند که غرفه به آن ها بازگردانده شود. آن ها برای تمام حمل و نقل، نصب و برداشتن جایگاه سازماندهی خواهند کرد. اگر خودتان غرفه را می‌سازید و تصمیم می‌گیرید همه موارد بالا را خودتان سازماندهی کنید، باید فضای ذخیره‌سازی را برای غرفه نیز سازماندهی کنید. اگر غرفه را از یک غرفه ساز معتبر خریداری کنید، آن ها پالت هایی را برای نگهداری غرفه ارائه می دهند و اغلب یک راه حل ذخیره سازی در اختیار شما قرار می دهند. اگر می خواهید غرفه را خودتان سازماندهی کنید، باید سازماندهی کنید که چگونه غرفه را از کامیون در انبار خود خارج کنید.
اگر یک لیفتراک دستی دارید، می توانید کامیون را به راحتی تخلیه کنید. اگر لیفتراک به راحتی در دسترس ندارید، باید یک لیفتراک را اجاره کنید و آن را آماده کنید تا بتوانید کامیون را تخلیه کنید. به این صورت است که فردی در سازمان شما دارای مجوز لیفتراک است. اگر در کسب و کار خود فضایی برای نگهداری غرفه دارید، فقط باید نگران تدارکات باشید. اگر فقط در یک دفتر کار می کنید، باید برای غرفه نمایشگاهی خود فضای ذخیره سازی خارج از محل اجاره کنید. هزینه این می تواند بسیار بالا باشد، به خصوص اگر جایگاه شما فضای زیادی را اشغال کند.
سخن پایانی
این فهرست جامع نیست، ممکن است عوامل دیگری برای غرفه شما وجود داشته باشد، با این حال هدف این چک لیست نشان دادن این است که اگر دانش عملی صنعت نمایشگاه را نداشته باشید، این فرآیند چقدر می تواند دشوار باشد. ممکن است صرفه جویی در هزینه و سازماندهی کارها کار ساده ای به نظر برسد. راحت تر است که از یک سازنده غرفه نمایشگاهی بخواهید که ببیند کجا می تواند به شما در صرفه جویی در هزینه کمک کند.
گروه معماری آرکا یک تیم حرفه ای و با تجربه در زمینه غرفه سازی، اجاره غرفه و تجهیزات نمایشگاهی است که می توانید برای راهنمایی و مشاوره بیشتر از طریق شماره های تماس یا اینستاگرام آرکا اقدام نمایید.
