ساخت سالن کنفرانس
مقدمه
سالن کنفرانس یکی از اجزای حیاتی در هر سازمان، شرکت یا نهاد آموزشی هستند. این فضاها به عنوان مکانهایی برای برگزاری جلسات، سمینارها، کارگاهها و کنفرانسها مورد استفاده قرار میگیرند. در این مقاله به بررسی مراحل و نکات کلیدی در ساخت سالن کنفرانس میپردازیم.
ساخت سالن کنفرانس باید تلفیقی از کاربرد و زیبایی شناختی باشد. سالن کنفرانس یا سالن جلسات اداری محلی برای برگزاری جلسات هیئت مدیره یا برگزاری جشنها است. ساخت سالن کنفرانس باید به صورتی انجام گیرد که بتواند پاسخگوی انواع اجتماعات باشد. از جمله عوامل و فاکتورهایی که در طراحی سالن کنفرانس باید به آن توجه شود عبارتند از ظرفیت سالن، ساختار شرکت و … .
در واقع در سالن یا اتاق کنفرانس گروهی از افراد با یکدیگر به بحث و گفتگو میپردازند تا تصمیمات مهم گرفته شود. به همین دلیل باید ساخت سالن کنفرانس و اجتماعات ذهنیت شفافی برای حضار به همراه داشته باشد تا افراد بدون حواس پرتی به بحث و گفتگو بپردازند. در ادامه برخی از تکنیکهای معماری در طراحی سالن کنفرانس را به شما ارائه خواهیم داد.
راهنمای ساخت سالن کنفرانس: طراحی، امکانات و نکات کلیدی
سالنهای کنفرانس یکی از اجزای حیاتی در هر سازمان، شرکت یا نهاد آموزشی هستند. این فضاها به عنوان مکانهایی برای برگزاری جلسات، سمینارها، کارگاهها و کنفرانسها مورد استفاده قرار میگیرند. در این مقاله به بررسی مراحل و نکات کلیدی در ساخت سالن کنفرانس میپردازیم.
۱. تعیین هدف و نیازها
قبل از هر چیزی، باید هدف از ساخت سالن کنفرانس مشخص شود. آیا این سالن برای جلسات داخلی شرکت است یا برای برگزاری رویدادهای عمومی؟ تعداد افرادی که قرار است در این سالن حضور داشته باشند نیز باید مشخص شود. این اطلاعات به طراحی فضا و انتخاب تجهیزات مناسب کمک خواهد کرد.
۲. انتخاب مکان مناسب
مکان سالن کنفرانس باید به گونهای انتخاب شود که دسترسی آسانی برای شرکتکنندگان داشته باشد. عواملی مانند نزدیکی به ایستگاههای حمل و نقل عمومی، پارکینگ مناسب و فضای سبز اطراف میتواند بر جذابیت مکان تأثیر بگذارد. همچنین، باید توجه داشت که سالن در مکانی آرام و بدون مزاحمت قرار گیرد تا تمرکز حاضران حفظ شود.
۳. طراحی داخلی
طراحی سالن کنفرانس باید با توجه به نوع فعالیتهایی که در آن برگزار میشود، انجام شود. موارد زیر باید در طراحی لحاظ شوند:
• چیدمان صندلیها: بسته به نوع رویداد، چیدمان صندلیها میتواند متفاوت باشد. برای جلسات رسمی، چیدمان کلاسداری یا U شکل مناسب است، در حالی که برای سمینارها و کارگاهها، چیدمان تئاتری میتواند انتخاب بهتری باشد.
• نورپردازی: نور طبیعی و مصنوعی باید به گونهای طراحی شود که فضای سالن را روشن کند و در عین حال باعث خستگی چشم نشود. استفاده از نورهای قابل تنظیم میتواند به ایجاد جو مناسب کمک کند.
• صوت: سیستم صوتی باید به گونهای طراحی شود که صدا به طور یکنواخت در تمامی نقاط سالن پخش شود. همچنین، عایقبندی صوتی سالن از ورود صداهای مزاحم جلوگیری میکند.
۴. تجهیزات و فناوری
سالن کنفرانس مدرن نیازمند تجهیزات و فناوریهای پیشرفته هستند. برخی از این تجهیزات عبارتند از:
• پروژکتورها و صفحه نمایش: برای ارائه مطالب بصری به شرکتکنندگان.
• سیستم صوتی: شامل میکروفنها، بلندگوها و تجهیزات ضبط صدا.
• ویدئوکنفرانس: برای ارتباط با افراد خارج از سالن یا برگزاری جلسات آنلاین.
• Wi-Fi: دسترسی به اینترنت پرسرعت برای شرکتکنندگان.
۵. امکانات جانبی
برای افزایش راحتی و رضایت شرکتکنندگان، بهتر است امکانات جانبی نیز در سالن کنفرانس در نظر گرفته شود:
• سرویسهای بهداشتی: وجود سرویسهای بهداشتی نزدیک به سالن ضروری است.
• محل استراحت: فضایی برای استراحت و گفتگوهای غیررسمی بین جلسات.
• آبسردکن و قهوهخانه: ارائه نوشیدنیهای گرم و سرد میتواند تجربه شرکتکنندگان را بهتر کند.
۶. رعایت استانداردها
در ساخت سالن کنفرانس، رعایت استانداردهای ساختمانی و ایمنی بسیار مهم است. این استانداردها شامل موارد زیر میشوند:
• خروج اضطراری: وجود مسیرهای خروج اضطراری مشخص و کافی.
• عایقبندی: جلوگیری از ورود صدا و گرما/سرما.
• دسترسی برای افراد دارای معلولیت: طراحی فضا باید به گونهای باشد که افراد با محدودیتهای حرکتی نیز بتوانند به راحتی وارد و خارج شوند.
۷. برنامهریزی مالی
برآورد هزینهها یکی از مراحل کلیدی در ساخت سالن کنفرانس است. هزینهها شامل هزینههای ساخت، تجهیزات، دکوراسیون و نگهداری خواهد بود. مهم است که یک برنامه مالی دقیق تهیه شود تا از بروز مشکلات مالی در طول پروژه جلوگیری شود.
۸. نگهداری و مدیریت
پس از ساخت سالن کنفرانس، مدیریت و نگهداری منظم از آن بسیار مهم است. این شامل نظافت منظم، بررسی تجهیزات و انجام تعمیرات لازم میشود. همچنین، مدیریت زمانبندی استفاده از سالن برای جلوگیری از تداخل برنامهها نیز ضروری است.
آشنایی با بخشهای مختلف سالن کنفرانس
طراحی سالن همایش و کنفرانس نیازمند تجربه بالا و دانش علمی و عملی است که اولین مرحله در طراحی سالن کنفرانس مشاوره با کارفرما است تا کاربری، قابلیتها، امکانات و توقعات مورد نظر کارفرما مشخص گردد و بدین ترتیب اطلاعات فنی، لیست قیمت، تجهیزات سالن کنفرانس، متریالهای مورد نیاز و مقدمات طراحی سالن کنفرانس مشخص شود. مراحل بعدی نیز شامل طراحی نقشه، پلان چیدمان و اجرای نقشه و رندرهای نهایی(تصاویر نهایی) است. طراحی و ساخت سالن کنفرانس شامل دو بخش کلی است:
- بخش جلویی یا سالن تماشاگران که شامل ورودی سالن کنفرانس یا همایش، سالن کنفرانس اصلی، اتاق اطلاعات برای راهنمایی مهمانها و سرویس بهداشتی است.
- قسمت پشتی یا سکوی سالن که از دید شرکت کنندگان پنهان است یا شرکت کنندگان دید کمتری به آن دارند. این بخش شامل یک سالن جلسه خصوصی، اتاق رئیس، اتاق اعضا، اتاق خدمات و اتاق ترجمه همزمان است.
مراحل ساخت سالن کنفرانس از صفر تا صد
- از مراحل مهم در طراحی سالن کنفرانس این است که نیاز و سبک جلسه مورد نظر را بسنجید و ظرفیت سالن و تجهیزات مورد نیاز را تعیین کنید.
- با توجه به نوع جلسه(ارائه یا بحث) و فضای مورد نظر چیدمان میز و صندلیها را تعیین کنید.
- مبلمان سالن کنفرانس و سایر تجهیزات را با طراحی ارگونومیک خریداری کنید.
- برای اجرای نورپردازی سالن کنفرانس از تلفیق نور طبیعی و مصنوعی استفاده کنید.
- به سراغ نصب تجهیزات صوتی و تصویری(پروژکتور، میکروفون، کابلهای مورد نیاز و … بروید)
- اتصال قوی اینترنت و تعداد کافی پریز برق را بررسی کنید.
- قبل از برگزاری اولین جلسه تجهیزات و سیستمهای سالن کنفرانس را بررسی کنید تا در صورت وجود مشکل آن را شناسایی و برطرف کنید.
تجهیزات سالن کنفرانس شامل چه عناصری هستند؟
صندلی کنفرانس
از تجهیزات مورد نیاز در سالن کنفرانس، خرید صندلی اداری با کیفیت است که در کنار هزینهای که به همراه دارد مزایایی نیز به شما ارائه خواهد داد. در خرید صندلی کنفرانس حتما به راحتی آن توجه کنید تا با دارا بودن طراحی ارگونومیک به خوبی از کمر پشتیبانی کند و باعث حفظ وضعیت صحیح نشستن شود و در طول جلسه خستگی شرکت کنندگان را به همراه نداشته باشد و قابل تنظیم نیز باشد.
علاوه بر این به نحوه صحیح چیدمان صندلیهای سالن کنفرانس و ارتفاع میز و صندلیها نیز توجه کنید. در کنار کلیه این موارد از توجه به طرح و رنگ صندلی کنفرانس غافل نشوید. این تجهیزات باید با طراحی دکوراسیون سالن کنفرانس هماهنگ و از مواد باکیفیت تولید شده باشند. قابلیت نظافت آسان و بادوام بودن نیز از جمله ویژگیهای صندلی کنفرانس است. در نهایت نیز زیبایی شناسی را به عنوان یکی از اولویتها در خرید صندلی کنفرانس فراموش نکنید.
میز کنفرانس
در خرید میز کنفرانس حتماً به طرح و رنگ آن توجه کنید تا ظاهر میز با سبک کلی و ظاهر سالن کنفرانس هماهنگ باشد. در صورتی که اتاق کنفرانس کوچک باشد برای بزرگتر و دلبازتر جلوه دادن فضا بهتر است از میز کنفرانس با رنگ روشن استفاده کنید. میزهای کنفرانس در دو مدل پرکاربرد مستطیلی و دایرهای موجود هستند که مدل مستطیلی صفحه بزرگتر و پهنتری دارد. ابعاد استاندارد میز کنفرانس برای هر دو نفر تقریباً ۱۳۰ سانتیمتر است.
سیستم صوتی و تصویری سالن کنفرانس
این سیستم شامل سه دسته کلی است:
ویدیو کنفرانس: سیستم تصویری سالن کنفرانس تصاویر مورد نیاز را در طی جلسه روی صفحه نمایش بزرگ برای شرکت کنندگان به اشتراک میگذارد.
سیستم رأی گیری: سیستم رای گیری سالن کنفرانس امکان ثبت رای الکترونیکی بدون نیاز به کاغذ را فراهم میکند.
میکروفون اتاق کنفرانس: میکروفون اتاق کنفرانس امکان پخش صدا در سالن را فراهم میکند تا در صورت صحبت و بیان نظر شرکت کنندگان همگان این صدا را به وضوح بشنوند.
تجهیزات الکترونیکی سالن کنفرانس
از جمله تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس میتوانیم به تلفن، وای فای، پرینتر، لپ تاپ، دستگاه فکس، بردهای هوشمند جهت ذخیره سازی اطلاعات در قالب فایل دیجیتال، مانیتور و … اشاره کنیم.
نورپردازی سالن کنفرانس:
نورپردازی اتاق کنفرانس باید برای ارائه و فیلمبرداری مناسب و قابل تنظیم باشد. برای افزایش نور طبیعی این فضا نیز میتوان از پارتیشن شیشهای استفاده کرد تا فضا جلوه پویاتر و زندهتری به خود بگیرد. علاوه بر این استفاده از چراغهای سقفی دیواری در سالن کنفرانس باعث روشنایی و انرژی بیشتر محیط خواهد شد.
سیستم تهویه مطبوع سالن کنفرانس:
برای حفظ و افزایش راحتی برگزاری جلسات سالن کنفرانس وجود سیستمهای خنک کننده و گرمایشی اهمیت ویژهای دارد.
یک نکته مهم در خصوص راهاندازی و تجهیز سالن کنفرانس
یکی از مهمترین تجهیزات یونیت سالن کنفرانس توجه به سیستم پخش صدا است. سقف سالن کنفرانس نقش مهمی در ارائه و هدایت بازتابهای صوتی به مخاطبان دارد. در واقع صدا مشابه بازتاب نور از آینه از سطوح بازتابنده با زاویه بازتابی برابر با زاویه تابش منعکس میشود.
در نتیجه اگر ترکها زیاد باشند صدا به جای جمع شدن پخش خواهد شد. سقفهای افقی نمیتوانند صدای خوبی در سالن کنفرانس پخش کنند. برای فوکوس صوتی نیز باید از اجرای سقفهای مقعر در این سالنها خودداری کرد. سقف سالن باید با کف موازی باشد. در صورتی که کف صاف باشد امواج ساکن بین سقف و کف به مدت طولانی باقی خواهند ماند و پژواک صوتی ایجاد میشود.
نکات ایمنی، فنی و زیبایی شناختی در ساخت سالن کنفرانس
- مخاطبان پس از خروج از سالن کنفرانس به سالن انتظار هدایت میشوند. ظرفیت سالن انتظار کنفرانس باید با تعداد حاضرین برای پذیرایی آنها متناسب باشد.
- در سالن کنفرانس به ازای هر صندلی یک متر مربع فضا نیاز است اما این فضا در سالن انتظار برای هر نفر یا هر صندلی ۰.۸ متر مربع است.
- آشپزخانه، کافه تریا، سالن استراحت و اتاقهای اداری برای خدمات رسانهای از دیگر بخشهای مختلف سالن کنفرانس هستند.
- در صورتی که فضای اتاق کنفرانس روشن است از انتخاب تجهیزاتی که رنگ روشن دارند خودداری کنید زیرا این مسئله ممکن است باعث بروز مشکل در ویدیو کنفرانس شود.
- تا حد امکان از دیوارهای شیشهای برای اتاق یا سالن کنفرانس استفاده نکنید تا علاوه بر حفظ حریم خصوصی در جلسات انعکاس صدا از طریق شیشه اتفاق نیفتد و صدای فرد صحبت کننده واضح باشد.
- برای راحتی و سلامت حضار از مبلمان ارگونومیک استفاده کنید.
- در صورت نیاز از سیستمهای امنیتی مانند دوربین مداربسته و سیستمهای مدرن و هوشمند برای بهبود طراحی اتاق کنفرانس استفاده کنید.
- تأثیر طراحی سالن کنفرانس در ایجاد یک فضای پویا است. در طراحی سن سالن اجتماعات یا سن سالن همایش که به عنوان قلب تپنده سالن است به جزئیات فنی، ایمنی و زیبایی شناختی توجه کنید. این موارد شامل ابعاد استاندارد، نورپردازی و سیستمهای نمایش پیشرفته است.
- طراحی سالن کنفرانس اداری باید با توجه به تغییرات و نیازهای زمان پایدار باشد و تجهیزات و امکانات آن به صورت منظم و دورهای قابلیت بازسازی و به روز رسانی داشته باشند تا بتوانند نیازهای شرکت کنندگان را برطرف کنند.
نتیجهگیری
ساخت یک سالن کنفرانس مناسب نیازمند برنامهریزی دقیق و توجه به جزئیات است. با رعایت نکات فوق، میتوان فضایی کارآمد و جذاب ایجاد کرد که پاسخگوی نیازهای سازمان باشد و تجربهای مثبت برای شرکتکنندگان فراهم آورد. یک سالن کنفرانس خوب نه تنها به برگزاری موفق جلسات کمک میکند بلکه میتواند به افزایش اعتبار و حرفهای بودن سازمان نیز بیفزاید. هدف ساخت سالن کنفرانس ایجاد یک محیط امن و ساکت برای برقراری ارتباط موثر و شنیده شدن و دیده شدن افراد و پیامهای آنها حتی در موقعیتهای فیزیکی متفاوت است که منجر به معرفی بهتر شرکت و محصولات خواهد شد.
گروه معماری آرکا به بهترین شکل و بر اساس طرحهای تعریف شده کارایی حداکثری از فضای سالن کنفرانس و تأمین تجهیزات خاص با قابلیتهای مورد نیاز و برترین کیفیت را به کارفرما ارائه میدهد. در طراحی سالن کنفرانس توسط این مجموعه طرحهای زیبا و استاندارد با جزئیات فنی و اجرایی فضایی کارآمد و چشم نواز ایجاد خواهند کرد.
برای ساخت اتاق کنفرانس میتوانید روی کمک متخصصان، معماران و طراحان داخلی مجموعه آرکا حساب کنید. شرکت ما از صفر تا صد طراحی، ساخت و اجرای سالن کنفرانس همراه شما خواهد بود. خدمات گروه معماری آرکا شامل طراحی و ارائه نقشه بر اساس کاربری سالن، آکوستیک کردن فضا، نورپردازی و تجهیزات و امکانات رفاهی اتاق کنفرانس است. برای راهنمایی و مشاوره بیشتر با کارشناسان آرکا از طریق شمارههای تماس یا اینستاگرام آرکا اقدام نمایید. همچنین، پیشنهاد میشود مقالات ذیل را نیز مطالعه نمایید.
